Capítulo 7- Desenvolvimento de um plano de ataque

A primeira fase do desenho do plano de ataque é, portanto, o estudo dos suspects.Estudar o suspect significa conhecer o perfil das empresas, seus objetivos de marketing, suas estratégias de eventos e o seu orçamento destinado a eventos. Esses aspectos configuram boa parte do plano de ataque.Um dos fatores de maior demora na venda de um projeto de eventos é a não-identificação da pessoa certa a ser abordada em um primeiro contato. Quanto mais rápido o vendedor do projeto identificar as pessoas certas e o processo de decisão dentro das empresas, menor será o ciclo e mais bem-sucedida será a venda o projeto.Algumas dessas pessoas podem exercer papéis fundamentais na decisão final, mesmo não sendo claramente identificadas como: Decisor final- pessoas que dão a palavra final na decisão; Influenciador- pessoas que têm poder de fazer as coisas acontecerem dentro da empresa; Consultor- pessoas de fora da empresa que podem ser consultadas sobre as vantagens e desvantagens do projeto; Executor- pessoas da área que serão responsáveis pela execução do evento.Além de identificar na estrutura os responsáveis pela decisão de projetos de eventos, deve-se nessa fase estudar o fluxo desse processo e o tempo médio de sua execução. Essas informações serão úteis para que se planeje o memento adequado de iniciar as negociações.Um projeto de eventos pode entrar na empresa por dois caminhos: o promotor do evento oferece o projeto, ou a empresa toma conhecimento do projeto ao pesquisar eventos que estejam alinhados aos seus objetivos de marketing.No caso de um projeto de eventos culturais os ou sociais que envolvam a utilização das leis de incentivo fiscal, o fluxo deve prever uma etapa a mais, referente à análise jurídica do projeto, desenvolvida pelo departamento jurídico da empresa e pelo departamento financeiro.Quando a empresa pesquisa projetos de eventos, as principais fontes utilizadas são: equipes de vendas, prestadores de serviços, mídia, promotores tradicionais de eventos, inteligência de mercado.Faz parte do entendimento do processo decisório saber qual a melhor época para se iniciar a negociação com os suspects. As variáveis que definem essa melhor época estão relacionadas aos planejamentos e calendário fiscal.É preciso preparar a abordagem para que a mensagem seja eficiente e resulte em uma reunião com as pessoas corretas, lembrando que ele deve contatar todas as pessoas envolvidas no processo decisório.É preciso estabelecer um plano de entrada efetiva para cada contato dentro da empresa que contenha os seguintes itens: contato-target, objetivo da abordagem, forma de abordagem, mensagem e plano da conversa.O conjunto de todos os recursos de comunicação utilizados pelo vendedor para contatar formalmente a empresa-target pode ser intitulado de “campanha”. Os recursos empregados usualmente nas campanhas de venda de um projeto de eventos, assim como métodos e técnicas para utilizá-los com sucesso.

Capítulo 6: Planejamento da venda

Para obter sucesso na venda, é preciso ter um bom planejamento que deve incluir três fases: treinamento, elaboração de material de apoio e desenvolvimento do plano de ataques.
O treinamento envolve a experiência na aquisição de patrocínio, estudo do mercado de eventos, e estudo do projeto. É necessário que o vendedor, se prepare adequadamente antes de concretizar a venda.
A elaboração de material de apoio compreende a apresentação institucional, o conceito do evento, dados que justificam o evento, público-alvo, formato, cotas, benefícios e valores.
Já o plano de ataque inclui o estudo dos potenciais investidores, o processo decisório, abordagens personalizadas e campanhas personalizadas.

• Experiência na aquisição de patrocínio
  O vendedor, deve vivenciar a aquisição de patrocínio, mesmo que simuladamente, e compreender ao final do processo se o houve empatia logo no início da negociação, se o vendedor soube apresentar o evento com propriedade, quem saiu ganhando na negociação, se o vendedor soube entender as dificuldades, questões e angústias do comprador, se o vendedor conhecia os objetivos e estratégias do mercado do comprador.
  Ao responder a essas questões, será possível compreender os motivos pelos quais houve ou não a venda do projeto e o papel do vendedor nessa decisão. Os aspectos positivos devem ser conservados e os negativos evitados.
  
• Estudo do mercado de eventos
  Conhecer o mercado de eventos é fundamental para entrar nesse ramo de negócio. É preciso estudar e se atualizar constantemente sobre os números do setor, a concorrência, as formas habituais de comercialização e o processo de decisão.
  
• Estudo do projeto
  Para vender bem um produto, é fundamental conhecê-lo. Mas não conhecer superficialmente como saber o local, atividades desenvolvidas no projeto, empresas patrocinadoras, e sim, ter contato com as estratégias e os objetivos propostos com o evento para saber responder à principal questão dos candidatos ao patrocínio - que valor esse evento trará para mim(vendedor).
  É preciso saber a missão, os objetivos, público-alvo do evento, estratégias e diferenciais competitivos, dados que justificam o evento, benefícios para os patrocinadores, histórico e justificativa dos palestrantes, patrocinadores já confirmados, contrato, estratégia de divulgação do evento.
  
• Elaboração de material de apoio
  Já estruturado o projeto do evento, é necessário elaborar um documento que apresente de forma profissional, abrangente, pormenorizada e convincente. Este documento é uma base para que os vendedores do projeto iniciem a negociação com os possíveis patrocinadores. O documento de apresentação pode ser elaborado em quatro diferentes formatos, dependendo dos objetivos estabelecidos para a arrecadação de verba e do tipo do evento. São eles: impresso redigido no Word, slides em PowerPoint, folheto elaborado em papel especial e com impressão gráfica, revista própria para divulgação do evento. Independente do formato escolhido ou possível para a apresentação do projeto do evento, é importante que o documento seja sucinto o suficiente para não aborrecer o leitor com muitos dados, e ao mesmo tempo, completo o suficiente para não faltar informação relevante.
  
• Apresentação institucional da empresa promotora
  Em poucos parágrafos, devem ser apresentadas a empresa e a sua história. Por meio dessa breve apresentação institucional, a empresa deve demonstrar que está apta a executar o evento proposto de forma primorosa, ou seja, deve evidenciar que tem experiência bem- sucedida com esse tipo de projeto.
  
• Conceito do evento
  Para definir o conceito principal do evento, devem ser utilizados não mais do que quatro parágrafos, contendo: o tema central, a missão, o objetivo principal do evento, objetivos secundários e público-alvo.
  
• Dados que justificam o evento
  A empresa promotora do evento deve buscar informações em fontes confiáveis, que tenham credibilidade como dados divulgados por institutos especializados em pesquisas de mercado , jornais, internet e revistas , a respeito do tema que será tratado em seu evento, para comprovar a relevância do evento e mostrar uma tendência forte de mercado que despertou o promotor a realizá-lo.
  
• Público-alvo e perfil dos convidados
  A apresentação do perfil e das características em comum dos participantes a serem convidados, deve ser feita o mais pormenorizada possível. No caso dos eventos corporativos, o promotor pode oferecer uma lista de convidados ou dos já confirmados, com os intens: nome da empresa, segmento de atuação, porte e região-sede da matriz, nome dos profissionais, área da empresa, cargo e nível funcional, telefone, ramal, e-mail , endereço, perfil de consumo,entre outros.
  
• Formato do evento
  O promotor deve utilizar de critérios para convencer os possíveis patrocinadores de que o local está exatamente de acordo com os objetivos e estratégias propostos pelo evento, que tem a infra-estrutura necessária para o desenvolvimento de todas as atividas, que condiz com o valor de investimento empregado pelos patrocinadores. Se o local for excepcional ou possuir algum diferencial para os possíveis patrocinadores,é bom apresentar fotos ou ilustrações do local.
  A data deve constar na capa do documento.
  As atividades são as ações previstas e planejadas na formatação do projeto e devem estar descritas no documento de forma clara.
  Informações importantes sobre cada palestrante que devem ser exibidas no documento referem-se ao tema da palestra com tópicos do conteúdo, ao histórico do palestrante e ao motivo pelo qual ele foi escolhido.
  O programa compreende tudo o que ocorrerá desde o início ao término do evento. O possível patrocinador deve ser capaz, ao término da leitura de saber se tem haverá transporte disponibilizado pelo evento e quais serão os procedimentos para isso, as atividades que ocorrerão durante todo o evento, dentre outros.
  O documento deve conter resultado do planejamento no que se refere às cotas, aos valores e aos benefícios de forma clara e abrangente para que os patrocinadores visualizem as várias possibilidades de patrocínio.
  Além dos benefícios oferecidos, o documento pode apresentar o valor do investimento e o número de cotas previsto para cada modalidade. Uma vez divulgados o valor, os níveis e o número de cotas do patrocínio, eles não podem mais sofrer alterações, até o final das negociações entre o promotor do evento e possíveis patrocinadores, aprensentar um numero e depois alterá-lo, mostra desorganização e falta de planejamento.
  Existem várias formas e condições de pagamento do valor de patrocínio como: parcelado com reserva antecipada, pagamento à vista com desconto, duas parcelas iguais sendo a primeira na assinatura o contrato e a segunda após o evento, parcelado conforme negociação dos prazos.

Capítulo 5: Previsão dos resultados da arrecadação de recursos

Sabendo o valor total do evento, objetivo do número de investidores, mercado-alvo de investidores e níveis de cotas de patrocínio, é possível construir cenários diferentes na formatação do pacote de patrocínio e simular resultados de cada um.
Há diferentes fases percorridas pelo promotor na venda de um projeto:

• Suspects: todas as empresas e pessoas integrantes do mercado-alvo de patrocínio, ou seja, potenciais investidores;
  
• Prospects: todas as empresas e pessoas com as quais o vendedor do projeto obteve o primeiro contato, ou seja, potenciais investidores contatados;
  
• Leads: empresas ou pessoas que responderam ao primeiro contato ou que expressaram interesse por mais informações, ou seja, pontenciais investidores interessados;
  
• Leads qualificados: empresas e pessoas que demonstraram necessidade eminente com relação ao evento, que possuem orçamento disponível, ou seja, potenciais investidores porntos a receber uma proposta;
  
• Oportunidades: proposta emitida ao decisor do projeto;
  
• Vendas: contrato assinado.
  

A construção de cenários de cotas de patrocínio e simulação de resultados

Trabalhando com as três variáveis que interferem no resultado da comercialização de um projeto de evento- níveis de cotas, valor e número de patrocinadores para cada nível-, é possível ao promotor do evento construir cenários e simular os resultados que possivelmente alcançará nesse processo.
Ao construir os cenários e realizar as simulações, é necessário que o promotor tome algumas precauções, como:
Considerar os benefícios constantes de cada nível para respeitar a regra custo-benefício;
Verificar se há universo de mercado-alvo de patrocinadores suficiente para os cenários analisados
Tomar cuidado para não criar um "carnaval de marcas";
Tomar cuidado para não criar dependência de um único patrocinador
Simular cenários com um, dois ou mais de três níveis.

COMPONENTES DO GRUPO

ALINE SCHUAB

BÁRBARA ISA

EMANUEL COELHO

IGOR BRITO

MÚCIO MARQUES

NEWTON DE CARVALHO

PEDRO HENRIQUE MENEZES

SANDERSO ALVES

TEMA CENTRAL

FESTIVAL DE MERENDA - QUITANDAS DA ROÇA

ACONTECE 1

Palestra: Intercâmbio cultural - oportunidades e desafios
Objetivo geral

Divulgar as exigências do mercado em relação ao profissional de intercâmbio.

Objetivos específicos

- Expor as expectativas do mercado aos profissionais de turismo;
- identificar oportunidades de trabalho para o turismólogo;
- apresentar os programas de intercâmbio do STB.

Data: 13/05/08.

Horário: 08:50.

Duração: 1h de palestra e 30min aberta a perguntas.

Palestrantes: Gladislene e Frederico (profissionais do STB).

Local: Auditório do IEC.

Endereço: Av. Brasil, 2023, 7° andar - Praça da Liberdade.

Público-alvo: alunos do Curso de Turismo da PUC Minas.

Suspects

Vilma, Cemil, 3 Corações, Nestlé.